Workforce Management (2024)

So gestalten Sie Ihre Personalplanung effizient und flexibel

Workforce Management (WFM) spielt eine entscheidende Rolle bei der Arbeit mit der wertvollsten Ressource eines Unternehmens: den Mitarbeitern. Es ist ein ganzheitlicher Prozess, der – richtig umgesetzt – den Personaleinsatz optimiert, die Effizienz steigert und zudem für eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit sorgt.

Damit sich Unternehmen durch ein WFM-System einen Wettbewerbsvorteil sichern, müssen sie jedoch vorerst die Bedeutung des Begriffs Workforce Management kennen und die Ziele sowie Herausforderungen verstehen, die damit verbunden sind. Ein aus 7 Schritten bestehender Prozess sowie WFM-Tools helfen dabei, Workforce Management erfolgreich zu implementieren.

Definition: Was ist Workforce Management?

Workforce Management umfasst die strategischen und operativen Prozesse zur Planung, Steuerung und Analyse des Personaleinsatzes innerhalb eines Unternehmens. Ziel ist es, die vorhandenen Ressourcen optimal zu nutzen, um den Unternehmenserfolg zu sichern und gleichzeitig die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu berücksichtigen.

Was ist der Unterschied zwischen Personaleinsatzplanung und Workforce Management?

Die Personaleinsatzplanung konzentriert sich primär darauf, Mitarbeitern spezifischen Aufgaben und Schichten zuzuordnen. Dagegen nimmt Workforce Management eine ganzheitlichere Sichtweise ein. Es berücksichtigt zusätzlich strategische Aspekte wie langfristige Personalentwicklung, den Bereich Kompetenzmanagement und die Analyse von Arbeitsprozessen.

Warum ist Workforce Management wichtig?

Die Bedeutung von Workforce Management ergibt sich aus der Notwendigkeit, auf wechselnde Marktanforderungen schnell zu reagieren, ohne die Mitarbeiterbelastung unangemessen zu erhöhen. Dazu vereint es wichtige Prozesse von Human Resources, um Über- und Unterbesetzungen zu vermeiden, die Produktivität zu steigern und die Mitarbeiterzufriedenheit zu verbessern.

Welche Branchen profitieren besonders von Workforce Management?

Branchen mit hohen Anforderungen an Flexibilität und Effizienz profitieren ungemein von der Kapazitäts- und Personaleinsatzplanung des Workforce Managements. In diesen Sektoren treten regelmäßig Schwankungen in der Nachfrage auf, die erhebliche Auswirkungen auf die Betriebsabläufe haben.

Dazu zählen unter anderem die folgenden Bereiche:

• Einzelhandel
• Gesundheitswesen
• Gastronomie
• Call-Center
• Logistik
• Produktion

Was sind die Ziele von Workforce Management?

Workforce Management zielt darauf ab, Personalressourcen strategisch zu planen und einzusetzen, um auf mögliche Bedarfsschwankungen zu reagieren.

Im Detail umfasst dies die folgenden Teilziele:

• Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen.
• Über- und Unterbesetzung vermeiden.
• Administrative Aufgaben und operative Kosten senken.
• Zeitmanagement flexibel gestalten.
• Compliance Management durch gesetzliche Arbeitsvorschriften sicherstellen.
• Betriebliche Anforderungen durch die strategische Planung von Personalressourcen erfüllen.
• Durch optimierte Personalplanung einen nachhaltigen Wettbewerbsvorteil erzielen.

Um diese Ziele zu erreichen, ist es wichtig, dass Workforce Manager die richtige Anzahl an qualifizierten Mitarbeitern zum passenden Zeitpunkt einsatzbereit vor Ort haben und ihnen die benötigten Arbeitsmittel zur Verfügung stellen.

Wie funktioniert Workforce Management? (7 Schritte)

Die HR-Prozesse im Workforce Management gehen nahtlos ineinander über und folgen einem klaren Kreislauf, der sich meist in 6 bis 7 Schritte unterteilt:

1. Bedarfsanalyse

Zunächst wird der aktuelle und zukünftige Bedarf an Personalressourcen analysiert. Dies beinhaltet die Bewertung von Projekten, Aufträgen und anderen Faktoren, die den Personalbedarf beeinflussen. In Schritt 1 klärt sich auch, ob zu einem bestimmten Zeitpunkt größerer oder geringerer Personalbedarf besteht.

2. Personalbedarfsermittlung

Auf Basis der Bedarfsanalyse wird der quantitative und qualitative Personalbedarf ermittelt. Daraus ergibt sich zum einen die Anzahl der benötigten Mitarbeiter. Und zum anderen zeigt sich, welche Qualifikationen sie benötigen, welchen Zeitraum ihre Einsatzdauer umfasst und an welchem Arbeitsort sie arbeiten. Wenn möglich, sollten hier bekannte HR-Kennzahlen genutzt werden, um auf Basis dieser Erfahrungswerte eine Vorhersage für den Personalbedarf zu treffen.

3. Personalstrukturanpassung (optional)

Die Personalstrukturanpassung wird je nach Bedarf von Unternehmen in ihrem Workforce-Management-Modell angewandt. Dabei wird die Personalstruktur an die ermittelten Personalbedarfe und Teamstrukturen angepasst. Dies umfasst mitunter Neueinstellungen, Umstrukturierungen oder auch Maßnahmen zur Personalentwicklung.

4. Personaleinsatzplanung (mittel- und kurzfristig)

Die Personaleinsatzplanung ordnet die verfügbaren Personalressourcen ihren Tätigkeiten zu – gemäß den Anforderungen, die diese Aufgaben stellen. Sie ist in der Regel mittel- bis kurzfristig ausgerichtet, um auf Veränderungen flexibel zu reagieren. Mit einer geeigneten Workforce-Management-Software führen dies die Verantwortlichen schnell und übersichtlich aus.

5. Arbeitszeitmodelle

Workforce Manager stellen sicher, dass keine unproduktiven Arbeitszeiten auftreten und dass zeitgleich gesetzliche sowie vertragliche Rahmenbedingungen eingehalten werden. In diesem Zusammenhang müssen sie auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter beachten, damit diese zum Beispiel von einer ausgeglichenen Work-Life-Balance profitieren. Arbeitszeitkonten mit integrierten Zeiterfassungssystemen gestalten diesen Prozess transparent, übersichtlich und aktuell.

6. Zeitwirtschaft

Eine Zeiterfassung ermöglicht es HR-Mitarbeitern, die Arbeitszeiten und Leistungen von Mitarbeitern zu erfassen. Sie dient als Grundlage für die Bereiche Personalcontrolling und Lohnabrechnung.

7. Controlling

Im letzten Schritt bewertet das Controlling die Effizienz und Effektivität des umgesetzten Workforce-Management-Systems. Eine Personalcontrolling-Software unterstützt Personaler, Optimierungspotenziale zu identifizieren und Strategien anzupassen.

Was sind die Vorteile von Workforce Management?

Effektives Workforce Management bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die weit über die reine Personalplanung hinausgehen. Durch strategisch aufeinander abgestimmte Personaleinsätze profitieren Unternehmen von folgenden Vorteilen:

• Gesteigerte betriebliche Effizienz und höhere Produktivität.
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit und bessere Mitarbeiterbindung.
• Optimierte Personalkosten durch effektive Personaleinsatzplanung.
• Höhere Arbeitsqualität und besserer Kundenservice.
• Eingehaltene gesetzliche Arbeitszeitvorschriften.
• Transparente und faire Arbeitszeitgestaltung.
• Gestärktes Employer Branding.
• Flexibilität in der Reaktion auf Markt- und Nachfrageveränderungen.

Was sind die Herausforderungen beim Workforce Management?

Workforce-Management-Systeme zu implementieren und fortlaufend zu optimieren, stellt Unternehmen häufig vor folgende Herausforderungen:

• Verschiedene Datenquellen integrieren: Von Personalinformationen über die Arbeitszeiterfassung bis zu Projektmanagement-Tools erfordert dies einen hohen Grad an technischer Kompatibilität und Datenintegrität.
• Planungsprozesse konstant anpassen, die aufgrund rechtlicher Rahmenbedingungen, wie dem Arbeitszeitgesetz und Tarifverträgen rechtlich komplex sind.
• Eine faire und transparente Einsatzplanung gewährleisten, die sowohl die Unternehmensziele unterstützt als auch die Bedürfnisse von Mitarbeitern respektiert.
• Prognosegenauigkeit bei der Ermittlung des Personalbedarfs gewährleisten, um Nachfrageschwankungen präzise vorherzusagen und darauf zu reagieren.
• Lösungen für Herausforderungen bei der Einführung neuer Workforce-Management-Systeme entwickeln, etwa aufgrund von Anpassungsschwierigkeiten der Belegschaft oder wegen Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes und der Datensicherheit.

HR-Manager überwinden solche Widerstände und Herausforderungen durch sorgfältige Planung, klare interne Kommunikation und durch Schulungen, die sie Mitarbeitenden entsprechend zur Verfügung stellen. So schaffen sie Akzeptanz und die Grundlage, dass Angestellte die neu eingeführten Systeme effektiv nutzen.

Wie hilft eine Workforce-Management-Software?

Workforce-Management-Software ist ein entscheidendes Werkzeug, das Unternehmen dabei unterstützt, die Komplexität der Personalplanung und -steuerung effektiv zu bewältigen. Diese Software-Lösungen automatisieren und optimieren zahlreiche Prozesse, wie etwa Bedarfsanalysen, Controllingprozesse, Reportings und auch die Berechnung des Vollzeitäquivalents im Unternehmen. Sie bieten einen zentralen Überblick über die Personalressourcen, sodass sie die Entscheidungsfindung erleichtern und datengesteuerte Planung fördern.

Ein zentraler Vorteil dieser Systeme ist ihre Fähigkeit, große Mengen an relevanten Einflussgrößen in Echtzeit zu verarbeiten. Dies ermöglicht es Managern schnell zu reagieren, wenn sich Kapazitäten und Bedarf beim Personal ändern, was besonders in Branchen mit hohem Anpassungsbedarf an Marktschwankungen von Bedeutung ist. Durch automatische Warnungen unterstützt diese Software-Lösungen zudem oft dabei, Arbeitszeitgesetze und Tarifverträge einzuhalten.

Weiterhin verbessern Workforce-Management-Systeme die Mitarbeiterzufriedenheit, indem sie für transparente und gerechte Einsatzpläne sorgen und Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, ihre Präferenzen und Verfügbarkeiten einzugeben. Durch die Analysefunktionen dieser Software-Lösungen identifizieren Unternehmen Effizienzpotenziale und führen Leistungsanalysen durch. So treffen sie strategische Entscheidungen auf Basis fundierter Daten.

Insgesamt stellt eine WFM-Software eine unverzichtbare Ressource dar, die es Unternehmen ermöglicht, ihre Personalressourcen effizienter zu verwalten, operative Herausforderungen zu überwinden und langfristige strategische Ziele zu erreichen.